Transfert des bureaux et/ou du siège social à l'étranger
En quoi consistera le déménagement de votre entreprise ? On pense généralement au transfert du siège social à l'étranger. Pour exister, une entreprise doit avoir un siège social. Le siège social (domiciliation) d'une entreprise représente son adresse tant au niveau postal qu'au niveau juridique, fiscal et administratif. C'est l'adresse légale, officielle de l'entreprise. Le siège social détermine donc la nationalité de votre entreprise, et donc, le droit applicable. Le siège social peut être un bureau physique, votre domicile, ou une boîte aux lettres réservée dans une zone de domiciliation collective ; tout dépend de votre statut juridique et de ce que la loi vous autorise à faire. Les entreprises choisissant de se domicilier à l'étranger le font généralement pour des avantages fiscaux, législatifs, pour se rapprocher de leur marché ou pour améliorer leur image de marque.
Il peut exister plusieurs adresses : celle du siège social (domiciliation) et celle de l'activité de votre entreprise. Une entreprise n'a qu'un seul siège social, elle peut avoir plusieurs adresses où elle exerce son ou ses activités. Attention donc à ne pas confondre les deux adresses en cas de déménagement à l'étranger. Ce déménagement peut ne concerner qu'une adresse d'activité, et non votre siège social. Il vous est bien sûr possible d'exercer votre activité sur le lieu de votre siège social. Dans ce cas, un déménagement de bureau s'accompagnera automatiquement d'un transfert de siège social à l'étranger.
Transfert du siège social à l'étranger
Le transfert du siège social à l'étranger implique un changement de nationalité : votre entreprise sera soumise à la législation du pays d'expatriation. La procédure diffère selon votre statut juridique. Le transfert du siège social à l'étranger entraîne une dissolution de l'entreprise. Votre société conserve toutefois son statut juridique, le temps de la création d'une nouvelle société à l'étranger. Mieux vaut opter pour un statut juridique similaire à celui que vous aviez. En pratique, il convient d'établir un projet de transfert : prêts à rembourser, taxes à payer, vote du transfert et modification des statuts (selon votre forme juridique), etc. À noter que l'Union européenne (UE) a harmonisé sa législation pour permettre aux entrepreneurs d'un pays membre d'exercer leurs activités au sein d'un autre pays membre (principe de liberté d'établissement).
Déménagement des bureaux à l'étranger
Le transfert physique de l'entreprise est tout aussi complexe que le transfert du siège social. Là encore, les règles sont facilitées pour les entreprises européennes s'implantant dans un autre pays de l'UE. Le transfert physique n'est pas un simple déplacement de vos bureaux à l'étranger (une procédure déjà complexe en soi), mais concerne l'expatriation ou non de vos salariés, le transport de vos données et matériels sensibles, la gestion de vos clients et partenaires, le suivi de vos contrats en cours et de vos courriers, la prise en compte des formalités douanières, la perte du chiffre d'affaires pendant la phase de transfert, etc. Pour toutes ces raisons, il est essentiel de faire appel à des sociétés spécialisées dans le déménagement d'entreprise.
Changement de locaux
Charge à vous de résilier votre bail actuel et de signer un nouveau bail dans le pays d'expatriation. Assurez-vous que votre entreprise remplisse bien tous les critères pour s'établir sous la forme juridique choisie à l'étranger. Faites appel à un expert juridique pour vous accompagner dans toutes vos démarches.
Résiliation d'abonnements, de contrats
Résiliez vos abonnements de téléphonie mobile et/ou fixe, d'Internet. Même opération pour les contrats d'électricité, d'eau, de gaz. N'oubliez pas les autres abonnements éventuels de votre société (service de nettoyage, de prestations diverses). Selon votre activité, vous pourriez devoir conserver certains abonnements, comme la presse. La conversion de l'abonnement papier en abonnement en ligne pourrait éviter les frais supplémentaires et retards de livraison.
Emballage et transport des biens de l'entreprise
Pour éviter toute perte, dégradation ou casse, dressez un inventaire minutieux de tous les biens de l'entreprise. Retrouvez les contrats correspondant aux divers biens (surtout le matériel informatique, les machines, etc.) et gardez-les en lieu sûr. Prévoyez une copie électronique. Établissez un classement compréhensible par tous. Par exemple : matériel informatique / matériel électronique / matériel fragile / objets de décoration / objets fragiles / tenues de chantier / équipement de travail, etc. Nommez des responsables pour chaque « pôle » et un responsable de la coordination du déménagement. Faites appel à des professionnels du déménagement. Indiquez-leur les éléments fragiles, sensibles. Les cartons et emballages devront être adaptés aux biens transportés et mentionner clairement leur usage et/ou leur fragilité. Une attention tout aussi particulière sera portée aux matériels lourds (machines, gros équipements).
Coûts du déménagement à l'étranger
Sans surprise, déménager votre entreprise à l'étranger représentera un coût important. Organisez-vous bien à l'avance pour estimer ce qu'il faut conserver, ce qui peut être vendu et ce qui sera acheté sur place. Votre inventaire vous permettra justement d'étudier les différentes options. Avez-vous impérativement besoin de vos meubles et luminaires ? Vos étagères ne peuvent-elles pas rester au pays ? Le boom de la seconde main a aussi touché les entreprises. De plus en plus de sociétés qui déménagent collaborent avec des entreprises chargées de récupérer, restaurer et mettre en vente les meubles qu'elles laissent. Opter pour cette solution pourrait être plus avantageux pour vous (moins de frais de transport et d'installation dans les nouveaux locaux). Si le pays d'expatriation a aussi développé son marché de recyclage, vous pourriez faire de nouvelles économies en vous meublant avec des biens de seconde main.
Transfert des salariés à l'étranger
Le transfert des bureaux ne concerne pas seulement le matériel. Les salariés sont en première ligne. Vos salariés sont-ils obligés de vous suivre ? En règle générale, tout dépend du contrat du salarié et de la zone géographique dans laquelle l'entreprise déménage. Si le contrat prévoit une clause de mobilité, le salarié sera muté à l'étranger lors du déménagement de l'entreprise sans qu'il soit nécessaire d'obtenir son accord. Mais charge à l'employeur d'établir une clause de mobilité claire : est-elle internationale ou non ? Précise-t-elle la zone de mobilité ? Une clause non claire pourra être considérée comme déloyale par la justice du pays de départ. En l'absence de clause de mobilité, l'accord du salarié doit obligatoirement précéder sa mutation. Il ne peut être contraint de suivre l'entreprise à l'étranger. S'il ne donne pas son accord, il pourra être licencié pour motif économique.
Communication avec les collaborateurs
Une bonne communication est essentielle pour ne pas perdre de collaborateurs. Le déménagement ne vous permettra pas de tenir certains délais ? Informez et rassurez vos clients. Le déménagement à l'étranger d'une entreprise peut inquiéter : vos prestations seront-elles toujours les mêmes ? Serez-vous toujours aussi joignable ? La qualité de la relation commerciale sera-t-elle préservée ? Là encore, sollicitez un responsable de communication ou faites appel à une agence spécialisée. Il s'agit non seulement de préserver votre image de marque, mais aussi de la dynamiser. Construisez un storytelling autour de votre déménagement et profitez-en pour renforcer vos liens avec vos fournisseurs, partenaires et clients. Vous pourriez même glaner de nouveaux contrats au cours de vos échanges avec des professionnels du déménagement.
L'importance d'un encadrement professionnel
La délocalisation d'une entreprise ne s'improvise pas. Faites appel à un expert juridique du transfert international pour éviter toute mauvaise surprise. Comparez les devis des entreprises de déménagement international pour signer le contrat correspondant le plus à votre situation. Par exemple, les déménageurs pourraient vous garantir le stockage sécurisé de vos biens le temps que vous trouviez un local approprié dans le pays d'accueil.
Ne minimisez pas l'impact humain d'un tel projet. Même si vos contrats prévoient une clause de mobilité internationale, échangez le plus tôt possible vos salariés. Faites-les participer au projet. Car l'expatriation ne concerne pas seulement vos salariés, mais aussi leurs familles. Établissez une clause mobilité claire, avec un budget pouvant supporter l'expatriation de vos collaborateurs. C'est la solution pour pouvoir organiser leur transfert en même temps que celui de votre entreprise. De plus, établir ce plan de transfert le plus tôt possible augmentera ses chances de réussite, et assurera un bon départ de votre entreprise à l'étranger.
