Désignez un hôte
Il est préférable que quelqu'un prenne les devants, alors désignez un hôte pour un déroulé plus fluide : « Vous avez besoin d'une personne qui peut prendre les devants, non seulement pour accueillir tout le monde, mais aussi pour mener la conversation » explique Jared Reichert, cofondateur de Kiki Kit, une start-up d'événements numériques.
Un autre rôle peut s'avérer essentiel selon Reichert : un tech manager, soit quelqu'un qui pourrait aider les participants moins technophiles avec les outils nécessaires pour le bon déroulement de l'événement.
Jessica Carrillo, d'Art & Soul Events, déclare : « Je pense qu'il est judicieux d'envoyer un rappel 30 minutes avant l'appel et de s'assurer que tout le monde connaisse le mot de passe et puisse contacter le tech manager.»
Privilégiez des rencontres de courte durée
Gardez en tête que les rencontres seront probablement bien plus brèves qu'un dîner traditionnel de Thanksgiving. Même s'il n'y aura plus de limite de temps sur plusieurs applications de visioconférence pendant les fêtes, il est recommandé de s'en tenir à un événement de deux heures tout au plus. Les adultes aussi ont une capacité d'attention assez limitée au délà d'une heure.
Dans la même idée, il faudrait éviter de multiplier les invitations pour le même événement. Gardez en tête qu'il est difficile lorsque l'on est en ligne de tenir une conversation en binôme ou en petit groupe. Et plus on est nombreux, plus il est facile que cela vire à la cacophonie.
Décoration et code vestimentaire : Amusez vous !
Vous faites attention à ce que vous portez pour vos appels professionnels même si vous travaillez de chez vous, non ? Alors, pourquoi ne pas vous mettre sur votre 31 même si cette année la fête n'est que virtuelle. Même si personne ne vient chez vous, soignez votre décoration ! Mettez la table et ajoutez-y des fleurs, des ballons et tout ce qui peut vous faire plaisir et égayer votre environnement. Choisissez avec soin vos vêtements, votre décoration, le tout dans l'euphorie de cette période magique … Vivez pleinement cette expérience inédite des fêtes de fin d'année !
Faites un plan
Il ne s'agit pas de rendre les choses formelles mais il faut quand même un ordre du jour pour garder un certain fil conducteur. Il est difficile de maintenir des conversations pendant une ou deux heures avec plusieurs participants en ligne. Privilégiez plutôt des jeux, quiz ou toute autre activité interactive qui vous semble opportune.
Même si vous ne souhaitez pas planifier l'événement de manière trop rigide, ayez une liste d'activités à proposer à vos hôtes virtuels. Vous ne voudriez pas que l'expérience soit ennuyeuse pour vos invités. Vous pouvez par exemple envisager d'organiser un échange de recettes. Quelques jours avant l'événement, encouragez vos invités à partager leur recette familiale préférée. Ensuite, assignez une recette à chaque invité et pendant l'appel, invitez chacun de vos convives à présenter le plat qu'il a préparé.
