Finance operation

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About

• Support teams in meeting deadlines for advance requests and reconciliations. • Monitor the exceptional advances report, paying particular attention to advances not settled after 30 days of issue. • Prepare transfer orders and have them approved and signed by the relevant signatories. • Maintain and manage petty cash. • Assist teams in preparing cash flow and budget. • Perform monthly bank reconciliations. • Check all financial documents, ensure their completeness and compliance with the organization's procedures and regulations. • Support the SFO in cash flow management to ensure availability of funds. • Check the accuracy of expenditures and activity budget codes. • Process invoices and payments in accordance with established procedures. • Manage stocks of office supplies and materials, and ensure regular inventory. • Define needs and ensure stock replenishment. • Support teams in the logistical organization of events such as missions, training, workshops, etc. • Ensure prospecting of suppliers for price consultation and purchase of project needs. • Prepare purchase orders for suppliers and submit them for review and approval. • Communicate vehicle schedules to the team. • Ensure file management and archiving of administrative documents. • Ensure that procedures are applied. • Contribute to the achievement of program objectives.

original text

Finance operation

• Soutenir les équipes dans le respect des délais pour les demandes d'avances et les réconciliations.

• Surveiller le rapport des avances exceptionnelles en portant une attention particulière aux avances non réglées après 30 jours d'émission.

• Préparer des ordres de virement et les faire approuver et signer par les signataires concernés.

• Tenir et gérer la petite caisse.

• Assister les équipes à la préparation de cash-flow et du budget.

• Effectuer des rapprochements bancaires mensuels.

• Vérifier toutes les pièces financières, assurer leur exhaustivité et leur conformité aux procédures et réglementations de l'organisation.

• Appuyer le SFO dans la gestion de flux de trésorerie pour garantir la disponibilité des fonds.

• Vérifier la précision des dépenses et des codes budgétaires des activités.

• Traiter les factures et les paiements conformément aux procédures établies.

• Gérer les stocks de fournitures et matériels de bureau, et assurer un inventaire régulier.

• Définir les besoins et assurer le réapprovisionnement des stocks.

• Appuyer les équipes dans l'organisation logistique des événements tels que missions, formations, ateliers, etc.

• Assurer la prospection des fournisseurs pour la consultation de prix et l'achat des besoins du projet.

• Préparer les bons de commande pour les fournisseurs et les soumettre pour vérification et approbation.

• Communiquer à l'équipe le planning des véhicules.

• Assurer la gestion des dossiers et l'archivage des documents administratifs.

• Veiller à l'application des procédures.

• Contribuer à la réalisation des objectifs du programme.

Skills

Gestion financière, administratif et logistique

Communication efficace

Gestion de l'équipe

Esprit d'équipe

Organisation des évènements

Diplomas

Master en économie

Language(s) spoken

French (Fluent)

English (Advanced)

Job offer details
What I am looking for
ContractType
Permanent contract
Working time
Full time
Salary range
CAD 30
Experience
Senior
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