Comenzar en una nueva escuela solía implicar hacer largas filas, imprimir carpetas llenas de documentos y recorrer el campus en persona. Hoy, en muchas escuelas, el proceso de matrícula es muy distinto. Gran parte se puede hacer en línea, y a veces la primera vez que tú y tu hijo pisarán la nueva escuela será el mismo primer día de clases. Para los expatriados y sus hijos, esta tendencia juega a su favor. Ahora pueden explorar, postular, entrevistarse, hacer un recorrido e incluso matricularse en una escuela antes siquiera de llegar al país. Así es como funciona.
Todo empieza aquí. Hoy en día, la mayoría de los colegios cuentan con portales de inscripción online bastante desarrollados que permiten realizar todo el proceso, o al menos buena parte de él: subir documentos, hacer pruebas iniciales, etc.
Algunos colegios van un paso más allá y trasladan toda la experiencia educativa al entorno digital. Es el caso, por ejemplo, de la Stanford Online High School, un centro preuniversitario acreditado que cubre desde 7.º hasta 12.º grado y funciona íntegramente online. Los alumnos comienzan presentando su expediente académico y los resultados de sus pruebas a través de internet para formalizar la matrícula. Una vez admitidos, tanto las clases como la participación se desarrollan en línea. También se organizan eventos presenciales, aunque suelen reducirse a encuentros de verano y ceremonias de graduación.
Algunos colegios y ciudades llevan la idea del portal de inscripción online un paso más allá y desarrollan aplicaciones móviles oficiales para gestionar la matrícula y mucho más. La ciudad de Nueva York, por ejemplo, dispone de una app oficial dirigida a las familias del sistema de escuelas públicas. A través de ella, padres y tutores legales pueden iniciar sesión, consultar la información de sus hijos, revisar la asistencia y las notas, y acceder directamente a las herramientas de matriculación del distrito.
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Chatbots
Aquí entramos en terreno polémico para mucha gente. Por muy útiles que resulten los chatbots en ocasiones, seamos sinceros: también pueden ser bastante molestos. Y están muy bien entrenados para hacerte perder el tiempo dando vueltas sobre la misma información una y otra vez.
Sin embargo, para los colegios los chatbots son una herramienta muy eficaz a la hora de reducir la carga administrativa. Y si lo que buscas es información básica u orientación sobre admisiones y normativa escolar, pueden venirte de maravilla.
Bastantes colegios ya están utilizando chatbots como el schoolchatbot para resolver las consultas más habituales sobre admisiones e inscripción.
Las visitas al campus son una forma estupenda de que tanto los alumnos como los padres conozcan el colegio antes de empezar. En lugar de las tradicionales jornadas de puertas abiertas, muchos centros ofrecen ahora recorridos virtuales inmersivos. Esto resulta especialmente interesante para las familias expatriadas que quieren conocer un colegio antes de mudarse.
Un buen ejemplo es la Ecole Française Internationale de Riyad, en Arabia Saudí, que ofrece una visita virtual en 360° por sus aulas, zonas comunes y demás espacios, lo que permite a las familias hacer un recorrido inmersivo antes de presentar la solicitud.
Algunos colegios también organizan jornadas de puertas abiertas digitales: eventos online en directo en los que padres y alumnos pueden conocer en tiempo real a los profesores, al equipo directivo y al personal de admisiones.
La Walden School, en Estados Unidos, por ejemplo, organiza jornadas de puertas abiertas periódicas en las que alumnos y padres pueden conectarse en directo a clases reales. Una vez más, esta opción resulta de gran ayuda para las familias expatriadas, ya que permite a los niños conocer de antemano a sus profesores y compañeros, y hacerse una idea de cómo es el entorno de aprendizaje incluso antes de llegar.
Foros y plataformas para padres
Se trata de espacios en los que los padres se comunican con el colegio y entre sí, normalmente antes, durante e incluso después de que sus hijos estén matriculados. Pueden funcionar en distintos formatos: foros de debate, grupos de mensajería, tablones de anuncios, etc.
Algunos colegios, como el Collegiate International School de Dubái, ofrecen portales específicos para padres. A través de ellos, las familias pueden recibir actualizaciones académicas, comunicarse directamente con los profesores, informarse sobre los eventos del colegio y mucho más. Eso sí, este servicio está pensado para los padres de alumnos que ya están matriculados.
Otro ejemplo es la Shenzhen American International School, que utiliza un portal para padres a través de ManageBac, donde las familias pueden recibir información de los profesores, consultar los avisos de clase, revisar la asistencia y el expediente académico, etc.
Algunos colegios llevan su proceso de bienvenida a otro nivel convirtiéndolo casi en un videojuego. Los nuevos alumnos pueden completar tareas para conseguir insignias, desbloquear contenidos y embarcarse en distintas misiones para ir conociendo mejor el colegio.
¿Qué le depara el futuro al onboarding y a la matriculación?
Aunque no todos los países y colegios se han subido aún al carro de lo digital, la tendencia parece clara. Todo se está volviendo más digital, más tecnológico y más accesible en remoto. Pero más allá de las solicitudes online y los chatbots, hay muchos otros experimentos en marcha.
Evaluación y asignación de nivel con IA
Según parece, algunos colegios ya están utilizando herramientas de inteligencia artificial para preseleccionar a los candidatos. Estas herramientas ayudan a elaborar perfiles completos de los alumnos y a analizar los datos mucho más rápido de lo que podría hacerlo una persona. Después, esa información sirve para asignar al alumno al curso o nivel más adecuado.
Herramientas similares también pueden emplearse para elegir universidad, incluso por parte de los propios estudiantes. Los alumnos podrían subir sus notas, los resultados de sus pruebas, sus intereses, sus aspiraciones profesionales, etc., y usar la IA como una especie de orientador para descubrir qué universidad y qué programa encajan mejor con su perfil.
Sistemas de verificación digital
Las solicitudes implican mucho papeleo. Es cierto que parte de ese papeleo puede trasladarse al entorno digital, pero eso no reduce realmente los tiempos de verificación de los documentos. Y los expatriados se enfrentan a una carga burocrática aún mayor: traducciones juradas, apostillas, sellos, etc.
Ya se empieza a hablar de sistemas digitales de verificación de credenciales, e incluso, en algunos casos, de expedientes académicos basados en blockchain. Estos sistemas podrían llegar a sustituir a los papeles sellados, las copias compulsadas y otros documentos que hoy requieren mucho tiempo (y paciencia) para conseguirse.
Onboarding remoto
Algunos colegios internacionales están experimentando con procesos de incorporación online. Imagina que no puedes llegar a tu nuevo destino al comienzo del curso escolar y vas a incorporarte uno o dos meses más tarde. Algunos colegios permiten que tu hijo siga todas o algunas de las clases en remoto, lo que reduce el desfase académico y facilita una transición mucho más suave.
Onboarding emocional
Esta es una tendencia más silenciosa y menos vinculada a la tecnología, pero quizá la de mayor impacto potencial. Cada vez más colegios están empezando a evaluar durante la matriculación no solo el nivel académico del alumno, sino también su bienestar emocional. Para ello, recurren a encuestas, videollamadas de seguimiento, sesiones de orientación online, etc. Una vez más, esta tendencia puede ser de gran ayuda para las familias expatriadas, cuyos hijos tienen que lidiar con el estrés de la mudanza, un nuevo idioma y un entorno desconocido, además del que ya supone enfrentarse a exámenes y a un colegio nuevo.
En definitiva, el futuro del onboarding y de la matriculación apunta claramente hacia lo móvil. Los colegios se están adaptando a una realidad en la que muchas familias ya no están afincadas en un solo lugar y los traslados son cada vez más habituales.
¿Qué significa todo esto para los expatriados?
La matriculación online y las solicitudes digitales hacen que ahora puedas conseguir plaza para tu hijo antes incluso de mudarte. De hecho, puedes confirmar la admisión con meses de antelación y quitarte de encima uno de los mayores quebraderos de cabeza de cualquier mudanza familiar.
Cómo aprovecharlo: puedes empezar a buscar colegio con tiempo, incluso antes de tener cerrados los visados y la vivienda.
Las visitas virtuales al campus, las jornadas de puertas abiertas y los foros para padres permiten valorar los colegios a distancia y elegir con antelación. Esto se traduce en un gran ahorro de tiempo, dinero y energía.
Cómo aprovecharlo: elabora una lista de colegios en tu nuevo destino y empieza por los que ofrezcan sesiones de preguntas y respuestas en directo y visitas virtuales.
El onboarding remoto o híbrido permite que los alumnos se incorporen a las clases, conozcan a los profesores y se familiaricen con el nuevo entorno antes de llegar. Es ideal para minimizar el desfase académico y consigue que toda la mudanza resulte mucho menos abrumadora.
Cómo aprovecharlo: pregunta cuanto antes a los colegios de tu lista si ofrecen modelos de incorporación remota o híbrida.
Los portales digitales facilitan la presentación de la documentación. Sin embargo, la verificación puede seguir llevando tiempo, sobre todo cuando intervienen varios países. Es posible que necesites traducciones, apostillas, expedientes transfronterizos…, y muchos de estos trámites todavía no pueden hacerse online.
Cómo gestionarlo: prepara con antelación copias digitales de toda la documentación e inicia cuanto antes los trámites de verificación.
Como ya hemos comentado, algunos colegios incluyen ahora también un seguimiento del bienestar emocional de los nuevos alumnos. Puede consistir en sesiones de orientación más largas, apoyo psicológico, videollamadas, etc. Todo esto resulta muy útil para los alumnos que llegan tras una mudanza.
Cómo aprovecharlo: pregunta desde el principio si el colegio que has elegido ofrece algún tipo de apoyo a los alumnos recién llegados. Y, si no es así, plantéate la posibilidad de solicitarlo.
Pero ¿tiene algún inconveniente que la matriculación se digitalice tanto?
El primer inconveniente que viene a la cabeza es que, cuanto más digital se vuelve todo, menos personal resulta. Hablar cara a cara con la gente y visitar el colegio antes de incorporarse son hitos importantes, momentos que tanto tú como tu hijo recordaréis durante mucho tiempo. Llevar estas experiencias al entorno digital es, sin duda, muy cómodo, pero también puede hacer que sean menos memorables.
Está además el riesgo de caer en una automatización excesiva. Seamos sinceros: cuando tenemos dudas, preferimos hablar con personas reales. Por muy útiles que sean los chatbots y la IA en las preguntas frecuentes, muchas veces no consiguen darnos las respuestas que necesitamos. Esto genera frustración y hace que todo el proceso resulte más estresante, no menos.
La tecnología también puede fallar. Las webs se caen, las aplicaciones tardan en cargar… Seguro que todos hemos pasado por esa situación en la que rellenas un formulario online interminable y, de repente, la página se bloquea o se actualiza y tienes que empezar de cero. Esto puede complicar aún más los plazos ajustados y, una vez más, generar un estrés totalmente evitable, sobre todo entre quienes no están muy acostumbrados a hacer las cosas por internet.
Otra posible preocupación es el acceso. No todas las familias disponen de una conexión a internet fiable ni siquiera de los dispositivos necesarios para presentar la solicitud online. Para las familias que viven en zonas con infraestructuras limitadas, un proceso de solicitud totalmente digital puede resultar muy difícil de completar.
Por último, está el tema de la privacidad. La matriculación y el onboarding suelen requerir un buen volumen de datos sensibles. Hay que subir documentos de identidad, expedientes académicos y médicos, evaluaciones psicológicas, etc. No todo el mundo se siente cómodo con que esta información esté en internet. Y, aunque la mayoría de los colegios se toma la protección de datos muy en serio, todos sabemos que los descuidos existen. Para los expatriados, este asunto puede ser aún más delicado, ya que las leyes de protección de datos varían de un país a otro.
Entonces, ¿qué sabemos a ciencia cierta? Sabemos que la digitalización de la matriculación y del onboarding ya está en marcha y, muy probablemente, es un proceso sin vuelta atrás.
Trae consigo numerosas ventajas en cuanto a comodidad, especialmente para las familias expatriadas.
Pero conviene no perder de vista que la tecnología también falla y que, por si acaso, no está de más conservar una copia en papel de toda la documentación.
Natallia tiene una licenciatura (con honores) en Lengua Inglesa e Interpretación Simultánea y trabajó como escritora y editora para varias publicaciones y canales de medios en China durante diez años.
