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Company post

Description

OPTIMADMIN propose des services d'assistance administrative et comptable aux entreprises

Le poste

Une agence de marketing et de communication recherche un(e) assistant(e) de direction pour être le point central de coordination de l'écosystème professionnel du dirigeant en assurant la gestion, l'organisation, le suivi et l'exécution des sujets administratifs, opérationnels et stratégiques du quotidien

Le poste a vocation à évoluer vers un rôle de véritable bras droit de confiance, capable de faire avancer les dossiers de manière autonome et proactive

Responsabilités principales

1- Gestion de l'agenda et priorisatio

Piloter l'agenda du dirigeant avec une logique de performance et de priorisation

Organiser les rendez-vous, réunions, déplacements et événements

Anticiper les contraintes et arbitrer les sollicitations

Préparer les journées et les semaines du dirigeant

Garantir une organisation fluide et optimisée du temps

2- Filtrage et gestion des sollicitations

Centraliser les demandes entrantes

Filtrer les sollicitations selon leur niveau de priorité

Assurer un premier niveau de réponse lorsque cela est pertinent

Servir d'interface entre le dirigeant et ses interlocuteurs internes ou externes

Protéger le temps du dirigeant en limitant les interruptions inutiles

3- Coordination opérationnell

Assurer le suivi des projets en cours

Relancer les parties prenantes

Contrôler l'avancement des actions décidées

Préparer les points de suivi et les comptes-rendus

Identifier les blocages et proposer des solutions

4- Gestion administrative et financièr

Superviser l'administration courante

Suivre les échéances importantes

Assurer le suivi des factures, règlements et obligations administratives

Coordonner les échanges avec les prestataires, partenaires et cabinets externes

Garantir la bonne circulation des informations et des documents

5- Organisation et amélioration continu

Structurer les processus internes

Formaliser les procédures

Mettre en place des outils de suivi et de pilotage

Identifier les gains de productivité

Participer activement à la professionnalisation de l'organisation

6- Accompagnement du dirigeant

Comprendre en profondeur les activités, enjeux et priorités du dirigeant

Anticiper les besoins avant qu'ils ne soient exprimés

Préparer les éléments nécessaires à la prise de décision

Assurer une continuité opérationnelle en son absence

Devenir progressivement un véritable partenaire de confiance

Profil recherché

Compétences recherchée

1- Compétences technique

Gestion d'agenda complex

Coordination de projet

Gestion administrative et financièr

Organisation d'événements et déplacement

Maîtrise des outils collaboratifs et bureautique

Reporting et suivi d'activit

Rédaction professionnell

Mise en place et optimisation de proces

2- Compétences comportementale

Proactivité : Capacité à anticiper les besoins et à agir avant même qu'une demande soit formulée

Intelligence situationnelle : Compréhension rapide des contextes, des enjeux et des priorités

Sens de l'organisation exceptionnel : Capacité à gérer simultanément plusieurs sujets dans un environnement mouvant

Autonomie : Prise d'initiative et capacité à faire avancer les dossiers sans supervision permanente

Adaptabilité : Aisance dans un environnement entrepreneurial où les priorités évoluent rapidement

Fiabilité : Respect absolu des engagements, des délais et de la confidentialité

Assertivité : Capacité à recadrer, filtrer ou prioriser lorsque cela est nécessaire.

Skills

Compétences recherchées 1- Compétences techniques Gestion d'agenda complexe Coordination de projets Gestion administrative et financière Organisation d'événements et déplacements Maîtrise des outils collaboratifs et bureautiques Reporting et suivi d'activité Rédaction professionnelle Mise en place et optimisation de process 2- Compétences comportementales Proactivité : Capacité à anticiper les besoins et à agir avant même qu'une demande soit formulée. Intelligence situationnelle : Compréhension rapide des contextes, des enjeux et des priorités. Sens de l'organisation exceptionnel : Capacité à gérer simultanément plusieurs sujets dans un environnement mouvant. Autonomie : Prise d'initiative et capacité à faire avancer les dossiers sans supervision permanente. Adaptabilité : Aisance dans un environnement entrepreneurial où les priorités évoluent rapidement. Fiabilité : Respect absolu des engagements, des délais et de la confidentialité. Assertivité : Capacité à recadrer, filtrer ou prioriser lorsque cela est nécessaire.