Papier à emmener pour VISA volontaire?

Bonsoir à tous et à toute!

Mon partenaire et moi partons en Mai travailler comme manager dans un centre de réhabilitation de la Faune, où ne seront logés et nourris, au Costa Rica. Officiellement, nous serons volontaires.

Je ne peux guère démarcher le consulat/l’ambassade, voyageant d'un pays à l'autre en ce moment, et ne pourrai donc entreprendre la procédure pour obtenir un visa long terme qu'une fois au Costa Rica, puisque à ce moment, je bénéficierai de 3 mois de visa touriste.

L'organisation pour laquelle nous allons travailler travaille avec beaucoup d'espagnols qui eux aussi ont eu besoin d'obtenir un visa volontaire, avec succès. En revanche, j'aurais quelque questions:

Quels sont les documents à emmener avec moi pour obtenir un visa volontaire?
- carte d'identité, passeport
- casier judiciaire (datant de quelle date?? je viens de m'en faire envoyer un, mais sera-t-il "trop vieux" d'ici Juillet?)
- certificat de naissance
- lettre de l’organisation pour laquelle nous travaillerons.

de plus, je n'ai strictement rien compris à cette d'histoire d'apostiller, de légalisation... est ce la même chose? si oui, comment puis-je légaliser/officialiser/apostiller mes docs? Puis-je faire ces démarches à San José? 

Aussi, aurais-je effectivement besoin de faire traduire mes documents? Quelle est la meilleure façon de procéder?

je vous remercie d'avance!