Manager Villas & Appartements en conciergerie

MISSION PRINCIPALE

Assurer la gestion opérationnelle complète d'un portefeuille d'appartements et de villas en location saisonnière. Garantir une expérience irréprochable aux voyageurs et maintenir un haut niveau de satisfaction pour les propriétaires, tout en libérant la direction pour le développement commercial et la croissance de l'entreprise.

RESPONSABILITÉS – EXPÉRIENCE VOYAGEURS & RELATION CLIENT

• Gérer la relation client avant, pendant et après le séjour : réponses rapides aux demandes et urgences via Airbnb, Booking, WhatsApp et téléphone

• Organiser et assurer les check-ins / check-outs (en autonomie ou avec prestataires)

• Préparer et remettre les documents d'accueil : guide de la maison, infos pratiques et touristiques

• Gérer les demandes spéciales et services additionnels (transferts, massages, excursions) en coordination avec les prestataires Circle Getaway

• Traiter les réclamations, incidents et demandes de dédommagement, suivre la résolution jusqu'à satisfaction

• Encourager et recueillir les avis clients positifs (Airbnb, Booking, Google) et exploiter les retours pour améliorer les services

RESPONSABILITÉS – LOGEMENTS, MÉNAGE & MAINTENANCE

• Assurer la préparation complète des logements : propreté, linge propre, consommables en place, mise en scène conforme au positionnement premium Sparkeys

• Coordonner les équipes de ménage : plannings, briefing, contrôle qualité, gestion des absences – et effectuer le ménage si nécessaire en cas d'urgence

• Organiser la gestion du linge : suivi des stocks, collecte/dépôt blanchisserie, rotation entre logements

• Vérifier régulièrement l'état des logements (mobilier, électroménager, équipements) et réaliser des inventaires périodiques

• Coordonner les interventions techniques (plomberie, électricité, climatisation, piscine, jardin) : ouverture, suivi et contrôle

• Effectuer les achats ponctuels (consommables, petit matériel, linge) dans le respect du budget défini

RESPONSABILITÉS – GESTION DES PRESTATAIRES

• Construire, animer et fidéliser un vivier de prestataires fiables : femmes de ménage, jardiniers, piscinistes, techniciens, chauffeurs

• Recruter, intégrer et former les prestataires aux standards Sparkeys Gestion (qualité, délais, présentation)

• Établir et suivre les plannings d'intervention, adapter en fonction des réservations, gérer les imprévus

• Assurer un suivi qualité des prestations, donner du feedback régulier et ajuster les collaborations si nécessaire

RESPONSABILITÉS – SUIVI ADMINISTRATIF & REPORTING

• Établir la facturation pour chaque propriétaire selon les séjours, commissions et prestations, en lien avec la direction

• Tenir à jour les informations dans Notion / Google Drive: contrats, historiques des séjours, incidents, interventions

• Maintenir la base de données clients et fournisseurs à jour

• Collecter les données de performance (taux d'occupation, retours clients) et participer aux reportings mensuels

• Aider à la gestion des factures fournisseurs et des déclarations (taxe de séjour, statistiques)

COMPÉTENCES TECHNIQUES REQUISES

• Expérience de 3 ans minimum dans un rôle similaire

• Maîtrise des outils bureautiques : Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Agenda), Microsoft Office, Excel et PowerPoint

• Capacité à utiliser des outils d'IA pour l'optimisation des tâches professionnelles

• Français courant indispensable ; anglais requis

• Maîtrise des plateformes Airbnb et Booking.com (messagerie, calendrier, tarifs, litiges)

• Aisance avec les outils digitaux : Google Drive, Notion, CRM interne

• Connaissances en gestion de ménage, entretien de logement et coordination de prestataires

• Bases solides en facturation et suivi de tableaux de bord

• Capacité à utiliser des outils d'automatisation (messages auto, rappels, check-in auto)