FORMALIDADES QUE HAN DE CUMPLIR LOS DOCUMENTOS EXTRANJEROS

Todo documento público expedido por autoridad extranjera o documento privado que haya sido autorizado o sometido a la legalización por parte de autoridad extranjera, para poder surtir efectos en la República del Ecuador, tanto ante las Administraciones Públicas, como ante órganos jurisdiccionales ecuatorianos, debe cumplir con una serie de formalidades.

Si no reúnen las formalidades exigidas, dichos documentos no podrán hacerse valer y por tanto, no podrán desplegar efectos jurídicos.

La primera de todas las formalidades exigidas es la LEGALIZACIÓN o AUTENTICACIÓN.

Es un procedimiento sencillo, que consiste en someter el documento a una serie de reconocimientos de las firmas de los funcionarios que los expiden en el país de origen.

Existen dos grandes formas de legalizar documentos extranjeros que han de ser sometidos al conocimiento de la Administración Pública o de órganos jurisdiccionales del Ecuador.

A) LEGALIZACIÓN POR LA APOSTILLA DIPLOMÁTICA
(Convención de La Haya del 5 de octubre de 1961)

La República del Ecuador se adhirió, en el año 2004, a la Convención de La Haya del 5 de octubre de 1961, sobre la supresión de legalización de documentos públicos extranjeros. Dicha adhesión desplegó plenamente sus efectos a partir del 2 de abril de 2005.

Por tanto, desde esa fecha en adelante, en la República del Ecuador se aceptan, sin reserva alguna, todos los documentos públicos emanados de los Estados signatarios de la Convención de La Haya del 5 de octubre de 1961, que contengan la Apostilla, a partir del modelo establecido en el mencionado Convenio. E igualmente, en los demás países signatarios, se aceptan, sin reservas, los documentos expedidos en la República del Ecuador, que lleven también la correspondiente Apostilla.

La lista completa y siempre actualizada de los países signatarios de la mencionada Convención de La Haya del 5 de octubre de 1961, puede consultarse, tanto en español como en inglés y francés, en la página web oficial de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional privado, organización mundial coordinadora de la cooperación jurídica internacional en materia civil y mercantil, que tiene su sede en la ciudad de La Haya (Países Bajos). Igualmente, es posible consultar, por países, las autoridades designadas para colocar la Apostilla en los documentos, las direcciones y teléfonos de contacto y el coste aproximado en moneda local:

http://www.hcch.net/index_es.php?act=co … tus&cid=41


Por tanto, todo documento extranjero, procedente de un Estado miembro de la Convención de La Haya de 5 de octubre de 1961, que lleve la correspondiente Apostilla, de acuerdo con el modelo establecido por la Convención, colocada en debida forma por la autoridad apostillante designada por el Estado de procedencia, es plenamente válido en la República del Ecuador.

Ahora bien: debe quedar claro que la validez a la que se alude es formal. Corresponde al órgano competente de la Administración Pública, así como a los órganos jurisdiccionales competentes, según el caso, calificar el contenido material del documento y determinar si es conforme a la legalidad ecuatoriana y no se desprende de él algún hecho que sea contrario al orden público del Ecuador.

B) LEGALIZACIÓN POR VÍA ORDINARIA:

Los documentos que procedan de Estados que NO SEAN SIGNATARIOS de la Convención de La Haya de 5 de octubre de 1961 y que pretendan hacerse valer en la República del Ecuador, deben ser sometidos al procedimiento de legalización por VÍA ORDINARIA, que es, conforme lo ha marcado la costumbre internacional, el siguiente:

1.- Ministerio u órgano estatal  autónomo del cual dependa el órgano o funcionario que ha expedido el documento.

2.- Ministerio de Relaciones Exteriores del país de origen.

3.- Consulado del Ecuador acreditado en el país de origen.

En el Ecuador ya NO HAY NECESIDAD de que sean sometidos a una nueva legalización en el Ministerio de Relaciones Exteriores del Ecuador, porque que la Ley de Modernización del Estado del año 1993, suprimió este procedimiento.

El documento extranjero legalizado en la forma ordinaria antes indicada, también es plenamente válido en territorio de la República del Ecuador, aunque, como ya ha quedado indicado, es una validez formal, pues es al órgano competente de la Administración Pública o al órgano jurisdiccional competente, quien debe calificar si el contenido material del documento es conforme con la legalidad ecuatoriana.

TRADUCCIONES OFICIALES

Cuando los documentos proceden de países cuya lengua oficial no es el español, deben, ADEMÁS, ir acompañados de una TRADUCCIÓN OFICIAL al español, ya que, como es sabido, la lengua oficial de la República del Ecuador es el español.

Las traducciones pueden efectuarse de las siguientes maneras:

EN EL PAÍS DE ORIGEN:

A) Por un traductor oficial local (reconocido como tal por la autoridad competente, por ejemplo, el Ministerio de Relaciones Exteriores): en este caso, debe legalizarse, igualmente, la traducción oficial, junto con el documento en lengua original, siguiendo los mismos pasos de legalización que correspondan, de acuerdo con el país de procedencia del documento.

B) Por el Consulado del Ecuador acreditado en el país de origen: en este caso, es suficiente la certificación del Consulado del Ecuador de haber efectuado la traducción o de que la traducción se ha efectuado por un traductor oficialmente reconocido por el mismo Consulado.

EN EL ECUADOR:

Por el Consulado del país de procedencia del documento, debidamente acreditado en el Ecuador o por un traductor oficialmente reconocido como tal por el mismo Consulado, que debe certificar este extremo.